Rok po urodzeniu drugiego dziecka udało mi się skończyć czytać Getting Things Done, Davida Allena. Ta metodologia może być pomocna dla każdego: nie tylko dla zajętych przedsiębiorców. Także, a może i szczególnie, dla bardzo zajętych rodziców 😉 A już połączenie pracy z byciem rodzicem w ogóle wymaga ogromnej organizacji i warto wesprzeć się dobrym systemem. Książka Getting Things Done (GTD) dała mi bardzo wiele nowych narzędzi do lepszego zarządzania moimi zadaniami.

GTD to obszerna metodologia. Nie będę tu jej szczegółowo opisywać, skupię się bardziej na tym, jak pomaga mi jako rodzicowi. Ale zachęcam do obejrzenia tego filmiku z krótkim wyjaśnieniem. 

Wprowadzenie i dostosowanie zasad GTD do swoich indywidualnych potrzeb trwa ponoć około dwóch lat. Książka Getting Things Done odniosła ogromny sukces, a tę metodę stosuje z zadowoleniem wiele osób na całym świecie. Ja też widzę, że GTD daje mi poczucie spokoju, uporządkowania i kontroli. I mimo, że jeszcze nie wdrożyłam w pełni tej metody, to przestrzegam już zdecydowanej większości zasad i widzę świetne efekty. 

Książka Getting Things Done, David Allen

Dlaczego sięgnęłam po książkę Getting Things Done?

Getting Things Done miałam przeczytać już daaaaaawno temu. Fizycznie posiadałam książkę od porodu córki, czyli dwa lata zanim się za nią zabrałam. Zaczęłam, utknęłam na pierwszych stronach i książka leżała, bo nie potrafiłam wrócić do niej. Taki paradoks: nie miałam czasu na zapoznanie się z narzędziem, które miało mi dać więcej czasu. Niestety często tak niemądrze się w życiu postępuje...

W końcu sytuacja mnie do tego zmusiła. Dwoje to nie jedno i po urodzeniu synka trudno było mi się odnaleźć w nowej rzeczywistości. Maluchy są cudowne i uwielbiam z nimi spędzać czas, ale 'nie samymi dziećmi mama żyje'. Dom sam się nie wysprząta, pranie samo nie wskoczy do pralki, nie rozwiesi i nie poskłada się, a książki o wychowaniu same mi do głowy nie wskoczą… I mogłabym tak jeszcze długo wymieniać obowiązki i inne istotne dla mnie rzeczy. Ciągle nie mogłam z czymś zdążyć. Po całym dniu z dwójką maluchów byłam wykończona i wieczorem nie miałam wiele sił, żeby zająć się osobistymi projektami, a rosnąca sterta spraw do załatwienia coraz bardziej mnie zniechęcała. Nawet jeśli cały dzień w miarę dobrze ogarniałam dzieci i dom, to i tak czułam się źle, bo przecież nie zrobiłam nic dla siebie – nie pouczyłam się języków, nie poczytałam nic, nie napisałam wpisu na bloga,  itp. I tak mąż – widząc, jak szukam sposobu na lepszą organizację – zmusił mnie do przeczytania Getting Things Done (GTD). I jestem mu za tę motywację ogromnie wdzięczna 😉

Dlaczego taka metoda miałaby nam być w ogóle potrzebna?

Dlatego, że żyjemy w bardzo dynamicznym świecie i codziennie jesteśmy bombardowani tysiącem informacji, które nasz mózg musi zapamiętać. Mamy o wiele więcej obowiązków i spraw do załatwienia niż nasi rodzice czy dziadkowie, a nikt nie uczył nas, jak skutecznie zarządzać czasem. Wydaje mi się, że trochę jesteśmy ofiarami dobrostanu.

Książka Getting Things Done, David Allen

Przykład: Owszem, to zaleta, że możemy ubierać się dowolnie i mamy całą gamę sklepów odzieżowych. Ale dla naszego mózgu oznacza to skomplikowane procesy decyzyjne przy zakupie dowolnej części ubioru: każdy chce wybrać najlepszy materiał, krój, kolor i wykonanie w optymalnej cenie. Dodatkowo trzeba przeanalizować, w jakich sytuacjach będziemy mogli to założyć, czy cena do możliwości wykorzystania tej części ubioru jest adekwatna, czy posiadamy już pasujące dodatki, czy będziemy zmuszeni do kolejnych zakupów. To tylko ilustracja. Takich decyzji podejmujemy każdego dnia miliony - a rodzic decyduje nie tylko za siebie, ale i za dzieci: „czy kupić szampon tej firmy czy tamtej?”, „pójść do kina, na spacer, poczytać książkę, spotkać się z kimś?”,  „uczyć dziecko hiszpańskiego czy chińskiego czy włoskiego?”, „do której szkoły posłać dziecko”, "czy..."

Możliwości to błogosławieństwo. Jasne. Ale moim zdaniem to też trochę przekleństwo. Bo jest ich tak dużo, że czujemy presję, żeby wybrać najlepiej. I przecież skoro mamy tyle możliwości, to grzech z nich nie skorzystać. A żeby podjąć dobrą decyzję, to trzeba się zorientować, poczytać, popytać, poświęcić czas na tak wiele decyzji każdego dnia. I jesteśmy zabiegani, nie umiemy sobie odpuścić, chcemy mieć owocne życie zawodowe, dokonywać trafnych wyborów zakupowych, optymalnie spędzać czas, być najlepszymi partnerami i rodzicami, wykorzystywać szanse, które daje nam dzisiejszy świat, podróżować, wypróbować wszystkiego, mieć swoje pasje...

Oj, ja też uczę się w trudach sztuki odpuszczania, ale nadal często chcę zrobić o wiele więcej, niż jestem w stanie. Książka Getting Things Done pokazała mi, jak stworzyć system, w którym mam spisane wszystko, co chciałabym zrealizować, ale nie mam presji, że muszę to wykonać teraz. A zadania konieczne do wykonania lub pilne są z kolei dobrze otagowane i wiem, że system nie pozwoli mi o nich zapomnieć.

Najważniejsze założenia Książki Getting Things Done

Dla mnie te punkty metody GTD są najważniejsze:

• Celem GTD jest osiągnięcie poczucia kontroli nad przepływem spraw do załatwienia w naszym życiu, zwiększenie produktywności i jednocześnie – co dla mnie ma ogromne znaczenie – zmniejszenie stresu związanego z nadmiarem obowiązków.
• Jedną z najistotniejszych spraw jest odciążenie naszego umysłu tak, abyśmy byli w stanie skupić się w 100% na bieżącym zadaniu i szybciej się z nim uporać. Dlatego należy spisywać wszystkie sprawy, które są w toku i wymagają od nas jakiejś akcji (tzw. "otwarte pętle"). Nie można przechowywać tych zadań do wykonania wyłącznie w swojej głowie, bo to sprawia że nasz mózg pracuje 24 h/dobę nad tym, żeby o tym nie zapomnieć. Wtedy ciągle myślami krążymy gdzie indziej („a jeszcze trzeba to zrobić, i do tego zadzwonić, i to zaplanować…”) i wykonanie każdego zadania zajmie nam więcej czasu z powodu rozpraszania się. 
• Kiedy już mamy spisane wszystkie otwarte pętle, to należy je odpowiednio pogrupować i skategoryzować tak, aby system nam o nich przypomniał w odpowiednim momencie. Nie będę wchodzić w szczegóły, ale np. informacje o umówionych spotkaniach muszą być w kalendarzu, sprawy mogą być podzielone na konteksty (np. przy komputerze / sprawunki na mieście / do omówienia z szefem). Tworzenie list jest indywidualną sprawą, sama pracuję teraz nad optymalnym dopasowaniem tego do swoich potrzeb.
• Projekty a najbliższe działania. Każda sprawa, która wymaga od nas więcej niż jednego działania, to projekt. Czyli np. skrócenie spodni to cały projekt: trzeba umówić się do krawcowej, zanieść spodnie i potem odebrać. Trzy działania. A więc na listę najbliższych działań ląduje tylko to, aby umówić się do krawcowej. Jeśli to pilne, dodaję sobie dodatkowo tag ‚pilne’. Ale nie oznaczam tego zadania jako zadanie na konkretny dzień. No chyba że krawcowa pracuje np. tylko w piątki, to wtedy warto w kalendarzu dać sobie notatkę, żeby w piątek do niej zadzwonić.
• Tygodniowy przegląd systemu – czyli klucz do tego, żeby cały system działał. Przegląd musi być regularny. Ten element metody wprowadziłam już dawno temu, ale nie prowadziłam tego tak rygorystycznie i tak obszernie. I dlatego to nie działało. Teraz przegląd obejmuje wszystkie moje zadania, sprawy, plany, notatki. To mi daje poczucie kontroli nad swoimi zadaniami.

Do gromadzenia zadań używam aplikacji Tickist.com. Stworzył ją mój mąż 😉 Był niezadowolony z dostępnych na rynku aplikacji i napisał własną listę zgodną z metodologią GTD. Dzięki temu możemy ją dowolnie dopasowywać do naszych potrzeb.

Książka Getting Things Done, David Allen

Po lekturze GTD stwierdziłam, że do tej pory robiłam cztery podstawowe błędy:

1. Na listę zadań dodawałam projekty jako zadania. Kiedy siadałam przed swoją listą i widziałam skomplikowane, wieloetapowe zadania, których i tak nie byłam w stanie skończyć w trakcie dostępnego dla mnie okna czasowego, to się zniechęcałam i wybierałam tylko te łatwe i szybkie. Teraz każde najbliższe zadanie jest wykonalne w miarę szybko i projekty posuwają się do przodu. Dodatkowo, siadając do robienia zadań, mam już gotową listę, a nie muszę tracić zasobów energii na dokonywanie decyzji, jak do tego projektu podejść i jakie jest najbliższe działanie.
2. Czasami robiłam błąd będący dokładnie przeciwieństwem pierwszego błędu. Wymyślałam sobie jakiś projekt i rozpisywałam szczegółowo na swojej liście poszczególne etapy realizacji tego projektu jako zadania. Nie brałam pod uwagę tego, że projekt może ewoluować, a wtedy kolejne etapy realizacji zostaną zmienione, a ja będę musiała przepisywać zadania, zmieniać daty, usuwać lub dodawać nowe. Duuuża strata czasu. GTD mówi jasno: wpisujesz na listę najbliższych działań TYLKO jedno najbliższe działanie, które posunie Twój projekt do przodu. Dopiero jak go wykonasz, to określasz kolejne najbliższe działanie.
3. Dodawałam zadania z określoną datą. Wymyślałam sobie, że w danym dniu chciałabym zrobić konkretne zadania. I zawsze byłam zbyt ambitna i planowałam więcej niż jestem w stanie wykonać. I kompletnie też nie brałam pod uwagę, że przecież plan dnia może się zmienić. Mogę później wrócić z pracy, dziecko może się rozchorować lub zwykły ból głowy może mnie spowolnić. Efekt? Wieczorem byłam na siebie zła na niewykonanie wszystkich zaplanowanych zadań. I nawet jeśli w trakcie dnia zrobiłam kilka zadań z listy, to przecież nie wykonałam wszystkich i byłam z siebie niezadowolona. I dodatkowo traciłam czas na przesuwanie zadań na kolejny dzień.
4. Nie używałam tagów i kontekstów, przez co trudno było mi elastycznie dopasować się do sytuacji i optymalnie wykorzystać np. 15 minut opóźnienia w kolejce do lekarza. Teraz mam listę zadań z tagiem „do poczytania w internecie” i mogę te 15 minut wykorzystać produktywnie i wykonać jakieś zadanie, używając swojego telefonu.

Kiedy zapytałam swojego męża, jakie błędy on popełniał, to stwierdził, że jego największym błędem był brak zaufania do metodologi GTD jako całości i potraktowanie książki jako zbioru autonomicznych rad, które pomagają w życiu. I to się kompletnie nie sprawdziło,  bo po książkę sięgał trzykrotnie. Dopiero za trzecim razem udało mu się ją skończyć i wdrożyć system. Za pierwszym i drugim razem nie starczyło czasu na przeczytanie wszystkiego i wykorzystywał tylko kilka wskazówek, co  niewiele zmieniało w jego produktywności. To tak jak z leczeniem – lepiej zażyć wszystkie lekarstwa zalecone przez lekarza, a nie wybierać sobie tych, które nam najbardziej aktualnie pasują – tylko całościowa kuracja jest skuteczna.
Zatem jeśli ktoś chce przetestować GTD, to niech wdroży cały system, bo nie da się robić tego po łebkach: zaimplementowanie tylko jednego elementu czy kilku nie da takiego efektu, jak przestrzeganie wszystkich zasad.

Aby zacząć stosować metodę Getting Things Done, autor zaleca, żeby zaplanować sobie całe dwa dni na zgromadzenie i przeanalizowanie wszystkich swoich zobowiązań. Ja tego nie zrobiłam, bo przy dwójce maluchów potrzebna byłaby dodatkowa pomoc babci i wydawało mi się to niewarte zachodu. Więc realizowałam ten punkt na raty. Efekt był taki, że lista zobowiązań, którą wstępnie zrobiłam w lipcu, była już nieaktualna, kiedy we wrześniu dotarłam do analizy i porządkowania. Straciłam przez to trochę czasu. Potem między uporządkowaniem wszystkiego, a zaczęciem regularnego, tygodniowego przeglądu, minął kolejny miesiąc i pierwszy tygodniowy przegląd był właściwie kolejną analizą i porządkowaniem, bo zrobiło się tyle zaległości.

Nie jest łatwo wprowadzić ten system, ale warto ;)!

Może się wydawać, że system jest bardzo skomplikowany. Pewnie wielu z was pyta się, po co inwestować tak dużo czasu na jego wprowadzenie. Zgadzam się, że nie jest to proces łatwy, szybki i przyjemny. Jak w każdej dziedzinie: trzeba się postarać, żeby osiągnąć biegłość i wysoki poziom. Dopiero po osiągnięciu tego, wykorzystywanie nabytych umiejętności znacząco upraszcza życie.

Einstein powiedział kiedyś, że „szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”. Ja byłam niestety trochę taka szalona i niemądra. Budziłam się codziennie rano z myślą, że nowy dzień będzie bardziej produktywny. Jednakże zaraz po wstaniu z łóżka powielałam dokładnie te same błędy co dnia poprzedniego i nic dziwnego, że rezultat był ten sam 😉

Na końcu polecam jeszcze blog Allena, na którym dzieli się nowymi spostrzeżeniami, jak najlepiej zaimplementować u siebie Getting Things Done. Powodzenia 🙂 !